Als u uw administratie goed bijhoudt heeft u snel beschikking over de cijfers en resultaten van uw onderneming. Dankzij deze cijfers heeft u inzicht in de kosten die gemaakt zijn, de omzet die er gedraaid is en natuurlijk de behaalde winst van de onderneming. Met deze kennis kunt u inspelen op ontwikkelingen in en rondom uw onderneming. U kunt eerder bijsturen als er binnen de onderneming iets mis dreigt te gaan.
U kunt kijken of de huidige kostprijs aangepast moet worden, of debiteuren op tijd betalen en deze zo nodig te attenderen om zo snel mogelijk te betalen. Uit statistieken is gebleken dat ondernemers minder risico lopen om failliet te gaan als hun administratie goed en snel bijgewerkt wordt. Daarom heeft accountant-checklist.nl een aantal boekhoudtips op een rijtje gezet.
Op de website Combinatie Accountants Advies treft u nog veel gerichtere vragen omtrent accountancy en ondernemen.
Op tijd boeken
Zorg ervoor dat uw boekhouding up-to-date is. Het kan altijd voorkomen dat u op een later moment niet meer weet welke gebeurtenissen er hebben plaatsgevonden en wat u heeft beslist. Als u dingen niet meer goed weet, wordt het lastig om inkomsten en uitgaven goed te boeken.
Bonnetjes
Als u bonnetjes krijgt, is het verstandig om deze tijdig te verzamelen, te ordenen en deze ook snel te boeken. Anders kunnen er altijd bonnetjes zoekraken. Ook is het mogelijk dat u niet meer weet wat het doel van deze uitgave was.
Debiteuren/Crediteurenbeheer
Het is belangrijk dat facturen zowel tijdig verstuurd, als tijdig ontvangen worden. Hiermee voorkomt u dat u in de knoei komt met budgetten en het boekjaar.
Ook kunt u met een goed debiteurenbeheer op tijd ingrijpen als debiteuren niet tijdig betalen
Financiële afspraken
Om wat meer inzicht te hebben in de kosten, doet u er verstandig aan om financiële verplichtingen van zowel het huidige boekjaar als het voor het daaropvolgende boekjaar onder elkaar te noteren. Kijken wat uw rentelasten bij banken, investeerders en dergelijke zijn.
Subsidies
Heeft u vorig jaar subsidieregelingen gebruik gemaakt en zijn er nog subsidieregelingen die u nog dit en volgend jaar wilt gebruiken? Let dan op de uiterste data waarop u uw aanvraag moet hebben ingediend. Het zou zonde zijn als u uw aanvraag te laat in zou dienen, waardoor u niet van de subsidieregelingen kunt genieten.
Aflopende contracten
Let op aflopende contracten. Zo houdt u overzicht over de data waarop ze aflopen en de opzegtermijnen, wanneer de voorwaarden veranderen en of het gunstig is om nog met het contract door te gaan, of dat het contract beter opgezegd zou kunnen worden.
Kosten/Opbrengsten
Om u alvast voor te bereiden op kosten, is het handig als u vooraf een overzicht maakt van de inkomsten en uitgaven van volgend jaar. Dan heeft u een beter beeld van de liquide middelen.
Belastingaangifte
Uit uw administratie moeten de cijfers voor belastingaangifte snel en goed gecontroleerd kunnen worden. Daarom moet uw administratie ook volledig zijn en binnen een redelijke termijn te controleren. Ook is het belangrijk dat u documenten tenminste 7 jaar bewaart. Anders heeft dit alles gevolgen. As er iets niet in orde is, stelt de belastingdienst zelf uw omzet en winst vast en berekenen de belasting op basis van het door hun vastgestelde bedrag. U zult toch een bewijs aan moeten tonen dat deze berekening onjuist is als u het niet met de berekening eens bent. Daarnaast heeft u zonder goede administratie geen aanspraak op bepaalde voordelige regelingen.
Bewaarplicht
Het is verplicht om basisgegevens tenminste 7 jaar te bewaren. Basisgegevens zijn:
-het grootboek (verzameling van alle grootboekrekeningen)
-debiteuren- en crediteurenadministratie
-voorraadadministratie
-in- en verkoopadministratie
-loonadministratie
Archivering
Omdat het verplicht is om basisgegevens tenminste 7 jaar te bewaren, is het belangrijk om documenten op een zodanige manier te archiveren, dat het makkelijk is om deze documenten ook weer terug te vinden.
De verkoopfacturen moeten voorzien zijn van een factuurnummer, factuurdatum, het BTW-nummer, en natuurlijk de naam en adresgegevens. De factuurnummers moeten oplopend genummerd worden en ook zo geordend.
De inkoopfacturen moeten óf achter het bankafschrift, of via een door u gegeven volgnummer opgeborgen worden.
Belastingwijzigingen
Indien er belastingwijzigingen plaatsvinden, kunt u beter in kaart brengen wat deze voor u zal veranderen. Dan kunt u nagaan of het verstandig is om beslissingen voor, of juist na 1januari te nemen.
Rechtsvormen
Is het verstandig om uw onderneming van rechtsvorm te veranderen? Iedere rechtsvorm heeft zijn voor- en nadelen. Wat zijn de fiscale en andere consequenties van deze switch?
Tips voor het vinden van een goede, voordelige accountant
Als u op zoek bent naar een accountant, let dan vooral op de volgende zaken:
Het is altijd handig om een accountant te hebben die ervaring heeft. Daarom kunt u beter kijken naar een accountant die uw branche kent. Omdat hij problemen waarschijnlijk vaker mee heeft gemaakt bij andere bedrijven, kan hij met zijn ervaring een nog beter advies geven.
De hoogte van de tarieven loopt in de accountancy sterk uiteen. Daarom is het zeer belangrijk eerst naar de tarieven te vragen. Ook is het belangrijk dat u hierna goed rondkijkt en meerdere prijsopgaves te vragen. Dan kunt u daarna een beslissing nemen. Als u het gevoel heeft dat het kan, probeer dan te onderhandelen over het tarief en maak vooraf prijsafspraken.
Natuurlijk bespaart het kosten als u de dingen die u zelf wel kunt doen, ook zelf doet. Zo hoeft de accountant minder uren te maken en bespaart u een hoop geld. De accountant hoeft alleen dingen te doen wat hij moet doen, en wat u zelf niet kunt doen. Meer is niet nodig. Ook doet u er verstandig aan om de boekhouding regelmatig bij te houden.
